أهمية كشف حساب العميل/المُورد
تعد تسوية كشوفات العملاء والموردين بمثابة ضوابط مهمة للحسابات الدائنة لضمان دقة دفاترها. في عالم مثالي، ستتيح أتمتة العملية إمكانية تسوية حجم أكبر بكثير من البيانات، وسيتم حل الاستثناءات بشكل استباقي، وسيتم الدفع للمزيد من الموردين في الوقت المحدد.
يعمل كشف الحساب كأداة للبائعين لتذكير العملاء بأن حساباتهم لم يتم سدادها بالكامل بعد. هذا مهم لأن مدفوعات العميل الناتجة تزيد من التدفق النقدي للبائع، وتسمح للإدارة بإنفاق الأموال على الموارد التي يحتاجونها للحفاظ على استمرار العمل.
يتضمن كشف حساب العميل-المُورد إعداد التقارير المالية وتعظيم الأرباح من خلال ضمان عدم فقدان أي ملاحظات دائنة أو تكرار الفواتير.
من حيث المبدأ، فإن عملية التوفيق بين حسابات العملاء والموردين واضحة للغاية. يرسل قسم مراقبة ائتمان المورّد كشف حساب يحتوي على الفواتير غير المدفوعة في دفتر الأستاذ للمبيعات إلى قسم حسابات الدفع للمشتري. يقارن فريق الحسابات الدائنة في مؤسسة الشراء البيان بدفتر (دفاتر) الحسابات الدائنة لتحديد أي اختلافات.
ومع ذلك، في ظل الموارد المحدودة والكميات الكبيرة من الفواتير، غالبًا ما يتم إهمال تسوية بيانات المورد ويتم إجراؤها بشكل تفاعلي فقط عندما يكون حساب المورد في مأزق.
لا تستطيع الحسابات الدائنة ببساطة الوصول إلى أي حجم ذي مغزى على أساس روتيني والذي يتضاعف بعد ذلك من قبل الموردين الذين يسعون للحصول على تأكيد لاستلام فاتورتهم، ثم يقدمون المزيد من الاستفسارات ويستهلكون المزيد من وقت الحسابات الدائنة تعاني الشركات التي تحاول التوفيق بين البيانات يدويًا من الأسوأ – فالعملية تستغرق وقتًا طويلاً ومملة وغالبًا ما يتم تجاهلها بسبب حجم البيانات المطلوب التوفيق بينها.
إن عدم القيام بعميلة كشف الحساب بشكل متواصل أمرًا سيضر العمل على المدى الطويل – ستعمل الشركات القادرة على تسوية كشوفات الحسابات بشكل استباقي على حل الأخطاء قبل أن تصبح المشكلات أكثر تكلفة، بالإضافة إلى القيام بالوفاء بالمواعيد المُتفق عليها مُسبقًا وتقليل استفسارات الموردين.
كيف يمكن أن يُساعد إجراء كشوفات الحسابات بشكل متواصل؟
أي تجارة كبيرة مُعرضة للخطأ البشري. ونحن نتحدث عن أخطاء يُمكن أن تصيب أي عمل تجاري في مقتل.
يمكن أن يؤدي القيام بكشف حساب للمورد والعميل إلى تحسين قدرة معالجة الحسابات الدائنة وتمكينك من اتخاذ نهج وقائي لمعالجة المشكلات. لن تحتاج أبدًا إلى التمشيط عبر الكشوف واحدًا تلو الآخر للعثور على أي مشاكل – سيتم وضع علامة على المدفوعات المفقودة أو غير المطابقة تلقائيًا، مما يوفر قدرًا لا يُحصى من الوقت لقسم الحسابات الدائنة ككل. كما سيتم تسوية بيانات الموردين مما سيوفر لك وقتًا ومالًا.
تضمن مطابقة كشوف الحسابات استلام جميع الفواتير والائتمانات وتمييز أي منها مفقود. سيُساعد ذلك أيضًا على تحديد عمليات الترحيل الخاطئة مثل عمليات الخصم والائتمان التي تم حسابها بطريقة خاطئة بالإضافة إلى أخطاء إدخال البيانات.
الحل الاستباقي لهذه المشكلات يعني أنه سيتم الدفع للموردين في الوقت المحدد، وسيتم تقليل المدفوعات غير الصحيحة، وسيتم زيادة خصومات السداد المبكر، وسيتم تقليل رسوم السداد المتأخر إلى الحد الأدنى. تعمل التزامات الموردين الدقيقة على تحسين التنبؤ بالتدفقات النقدية، والتصفية الفورية لـ GRNI، وفي النهاية انخفاض كبير في استفسارات الموردين.
توفر كشوفات الحسابات تقارير شاملة لتحديد الأخطاء والمشاكل الرئيسية للتحقيق في السبب الجذري. كما ستساعد على التأكد من تسوية الموردين الرئيسيين بشكل استباقي على أساس شهري.
يلاحظ الموردون الفرق حقًا ويقدرون تلقي تقارير كشوفات الحسابات التي تمنحهم حالة مستنداتهم، لذا فهي تساعدك على بناء علاقات عمل أقوى والحفاظ عليها.
لماذا يجب عليك القيام بذلك لعملك؟
من خلال تسوية كشوفات الموردين أولٍ بأول، ستقضي على غالبية المشكلات التي تواجهها عادةً إدارات حسابات المدفوعات في جميع أنحاء العالم، ستتمكن أنت وفريقك من معالجة المزيد من البيانات بموارد أقل بكثير، وبذلك يمكنك تقليل استفسارات الموردين والدفع للمزيد من الموردين في الوقت المحدد.
ستتحسن علاقتك بالموردين، وكذلك ملف تعريف الحسابات الدائنة بشكل عام.
لن يشعر فريقك بعد الآن بالضغط المتراكم، وسيكون بمقدورهم قضاء وقتهم بكفاءة أكبر في مهام أخرى.
بالقيام بعملية كشوفات حسابات بصفة دائمة، ستقوم بالتحسين المستمر للحسابات الدائنة وهو ما سيعود بالنفع على عملك بالتأكيد.
يمكن أن تؤدي المعالجة المتأخرة للفواتير إلى تعطيل الإمداد المستقبلي، وفي بعض الأحيان فقدان خصومات التسوية. يتيح لك تحديد فواتير البائع التي لا تملكها أن تطلب من البائع إعادة إرسال هذه المستندات، غالبًا مع إثبات التسليم، ودفع الفواتير الصالحة في الوقت المحدد.
يمكن تسجيل الفواتير على البائعين غير الصحيحين في نظام المحاسبة الخاص بك، وسيتم الدفع للبائع غير الصحيح. عندما يستفسر البائع الصحيح عن ذلك، يمكنك أيضًا الدفع لهذا البائع، وبالتالي تكرار الدفع. وبالمثل، قد يتم تكرار الفواتير على نفس البائع إذا كنت لا تقوم بعمل كشف حساب بصفة دورية، أو إذا تم تسجيل رقم الفاتورة بشكل مختلف قليلاً (على سبيل المثال مع شرطة فيه).
يمكن تجنب هذه المدفوعات المكررة عن طريق القيام بكشوفات الحسابات. إذا تم إجراء تسوية الفواتير قبل الدفع، فيمكن عندئذٍ تجنب الدفع المكرر. حتى إذا تمت معالجة التسوية فقط بعد الدفع، يمكن تحديد هذه التكرارات.
