الدورة المستندية والمجموعة الدفترية

الدورة المستندية والمجموعة الدفترية
لكل عمل ناجح لابد من تخطيط نظام سليم له ولابد من المتابعة والسيطرة على مدخلات ومخرجات النظام بوسائل سهله وبسيطة تمكنا من الإمساك بخيوط النظام بأكمله ، وعمل وسائل تحكم ورقابه فيه.
ونحن في مجال الإدارة المالية نستطيع عمل ذلك من خلال وسيلتين هما الدورة المستندية والمجموعة الدفترية .(يدويا و الكترونيا)
أولا : المجموعة الدفترية :
تتكون المجموعة الدفترية من عدة دفاتر يقوم الجهاز المحاسبي بالتسجيل فيها لحصر المدفوعات والمقبوضات للشركة وكذلك لمعرفة أرصدة الموردين والعملاء وكذلك بنود المصروفات المختلفة .
وفى سبيل ذلك نقوم بإمساك مجموعه من الدفاتر وهى كالآتي:
أولا : الدفاتر الرسمية
1- دفتر اليومية العامة :
يتم عمل قيد شهري فيه بإجمالي الحركة الشهرية لجمله المدفوعات والمقبوضات من واقع دفتر اليومية الامريكيه.
2- دفتر الجرد :
ويتم تسجيل فيه صوره من الميزانية العمومية السنوية للشركة وكذلك حساب الأرباح والخسائر وكذلك تسجيل الجرد السنوي للشركة.
ثانيا : الدفاتر المحاسبية
1 – دفتر اليومية الامريكيه :
يتكون هذا الدفتر من مجموعه من الخانات وتنقسم هذه الخانات إلى مدين ودائن ، وكل خانه تمثل حساب معين من الحسابات الاسمية المختلفة مثل الصندوق ، الموردون ، الدائنون ، العملاء ، البنك ، جارى الشركاء ، ……… الخ )
ويتم القيد فيه من واقع قيود اليومية المختلفة والتي تمثل حركة اليوم من مقبوضات ومدفوعات.
2 – دفتر تحليلى المصروفات العمومية:
ويتكون هذا الدفتر من مجموعه كبيرة من الخانات الاحاديه وتسمى كل خانه باسم مصروف معين مثل : ( البوفيه والضيافة ، انتقالات الإدارة ، الأدوات الكتابية ، المطبوعات ، التليفون ، الكهرباء ، الأجور والمرتبات للإدارة ، ………الخ ).
3 – دفتر تحليلى مصروفات التسويق والبيع :
ويتكون هذا الدفتر من مجموعه كبيرة من الخانات الاحاديه وتسمى كل خانه باسم مصروف معين مثل :
( أجور ومرتبات رجال التسويق والبيع ، الانتقالات الخاصة بهم ،……الخ ) .
وفى جميع الحالات يتم التحليل من واقع قيود اليومية أولا بأول حتى نستطيع تحديد بنود المبلغ المنصرف شهريا على مستوى البند الواحد.
4 – دفتر الأستاذ العام :
ويتم الترحيل إليه من واقع دفتر اليومية الامريكيه وهو عبارة عن جملة الحركة الشهرية للبند. ويتم فتح صفحه مستقلة فيه لكل حساب على حده ، فمثلا يتم فتح صفحه مزدوجة للموردين ، العملاء ، الصندوق. ويكون فيها جانب دائن وآخر مدين ويرحل إليه جملة الحركة الشهرية من واقع دفتر اليومية الامريكيه ويتم عمل ميزان المراجعة لكل فتره منه..
5 – دفتر الأستاذ المساعد :
وهو عبارة عن دفتر تفصيلي لحسابات معينه مثل : الموردين ، العملاء ، جارى الشركاء ، الدائنون ، المدينون ، السلف ، العهد ، ……الخ
ويتم فتح صفحه لكل عميل على حده من العملاء أو كل مورد من موردين الخدمات أو خلافه أو كل شخص سحب عهدة أو سلفه من الصندوق وهكذا .
ويتم الترحيل في هذا الدفتر من واقع قيود اليومية نظرا لان قيد اليومية به تحليل بأسماء الموردين أو العملاء أو المدينين.
ويجب أن يكون مجموع الخانات التحليلية أو مجموع قيم العملاء مجتمعه مساويا لقيمة حركة العملاء للشهر في دفتر الأستاذ العام.
6 – دفتر أوراق القبض:
ويتم إمساك هذا الدفتر لمراقبة حركة الوارد والمحصل من الشيكات المأخوذة على العملاء ،أو المدينين لصالح الشركة ،ويقيد به قيمة كل شيك ورقمه وتاريخ الاستلام وتاريخ التحصيل والبنك المسحوب عليه واسم العميل ويستفاد به لمعرفة رصيد الشيكات الواجب تحصيلها ويتم القيد به من واقع قيود اليومية.
7 – دفتر أوراق الدفع :
ويتم فيه تسجيل وتحليل الشيكات التي تصدرها الشركة سداد لمستحقات الموردين أو الدائنين ، وأهميه هذا الدفتر تنبع من أهميه تتبع الشيكات الصادرة من الشركة لمعرفة مواعيد استحقاقها وتغطيه قيمه المستحق منها أولا بأول في البنك.
8- دفتر سجل الأصول الثابتة :
عبارة عن دفتر مكون من ورق مسطر عادى يسجل فيه بيان شامل وتفصيلي لكل أصل يخص الشركة على حده ويذكر فيه أهم البيانات الرئيسية لكل أصل وعلى سبيل المثال
1 – أسم الأصل.
2- تاريخ الشراء.
3 – وصف الأصل.
4 – مسلسل الأصل المطبوع إن وجد.
5 – قيمة شراء الأصل.
ثانيا : الدورة المستندية
لابد لكل منشأه أن تقوم بتسجيل إيراداتها ومصروفاتها أولا بأول عند الاستلام والصرف وذلك لسهوله القيد والتسجيل بالدفاتر المحاسبية المختلفة ولذلك تقوم كل منشأه بإمساك المجموعة المستنديه المناسبة لها كالأتي :
1 – إيصال استلام النقدية / الشيك:
يكون هذا الدفتر من اصل+ 2 صوره مسلسل ومرقم ويسجل فيه النقدية الواردة إلي الشركة أيا كان مصدر هذه النقدية المحصلة ويجب أن يوضح فيه قيمة المبلغ المستلم بالأرقام والحروف ويجب تحديد مصدر هذه النقدية المحصلة إذا كانت إيراد بأنواعه أو سداد لجزء من مديونية العملاء أو تمويل للصندوق من أحد الشركاء أو استلام نقدية من البنك.
الأصل : يسلم للشخص الذي دفع النقدية.
صوره : يرفق بحركة الخزينة.
صوره : للحفظ بالدفتر.
2 – إذن صرف نقدية / شيك:
هو عبارة عن مستند يتم تحريره عند طلب صرف نقدية أو إصدار شيكات للغير( موردين – دائنين ……. الخ ) ويقدم لاعتماده إلى الجهة المسؤلة المُفوضة للموافقة على الصرف وذلك طبقا للائحة الشركة المالية.
3 – إيصال صرف نقدية / شيك:
يتم تحرير هذا الإيصال بعد اعتماد إذن الصرف لمستلم المبلغ أيا كان هذا المبلغ صغير أم كبير وسواء كان سداد لمصروف معين أو سداد لمديونية لأحد الموردين أو الدائنين .
ويكون هذا الإيصال من اصل فقط يرفق بحركة الخزينة
4 – حركة الخزينة:
ويسجل فيها حركة والمقبوضات والمدفوعات النقدية يوما بيوم ويقوم بتحريرها أمين الخزينه ، لكل يوم صفحه مستقلة أو عدة صفحات لجملة المدفوعات وجملة والمقبوضات مع إرفاق إيصالات استلام النقدية وإيصالات صرف النقدية معها ، مع ذكر في كشف حركة الخزينة رصيد اليوم السابق وترصيد الحركة برصيد اليوم الحالي لمعرفة رصيد النقدية بالخزينة ومطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري.
ويكون هذا الكشف من اصل + صوره.
الأصل: يتم عمل قيد اليومية به.
صوره: للحفظ بالدفتر.
5 – قيد اليومية:
وهو مستند داخلي محاسبي يتم إعداده بواسطة محاسب الشركة ويثبت فيه كل العمليات المحاسبية للشركة من حيث طبيعتها دائنة أو مدينه.
وهو من اصل فقط.
6 – الفواتير :
كل إيراد لأي منشأه يجب أن يتم إثباته على فاتورة موضحا بها اسم المنشأة والعنوان ورقم الملف الضريبي ورقم التسجيل في ضرائب المبيعات وصفة الكيان القانوني للشركة ويجب أن تكن الفواتير مرقمة ومسلسلة .ويوضح فيها نوع الخدمة وتكلفتها .
وتكون هذه الفاتورة من اصل + 3 صوره.
الأصل : للعميل.
صوره : لعمل قيد اليومية.
صوره : للحفظ.
صورة للحفظ الموازى.
7 – إذن استلام بضاعة :
ويتم إثبات كافه الأصناف الداخلة إلي المخزن ويوضح به اسم الصنف ومواصفاته والعدد الوارد منه وجهة الحصول عليه ورقم مستند الشراء إن وجد.وهذا هو المستند الذي يتم القيد منه في كارت الصنف (وارد ).
8 – إذن صرف بضاعة :
ويتم إثبات كافه الأصناف الخارجة من المخزن ويوضح به اسم الصنف ومواصفاته والأعداد الخارجة منه وسبب الخروج .وهذا هو المستند الذي يتم القيد منه في كارت الصنف (منصرف ).
9 – كشف الأجور والمرتبات الإجمالي:
وهو عبارة عن كشف مكون من عدة خانات يبين به اسم الموظف أو العامل ووظيفته أمام اسمه ويوضح به المرتب الأساسي والعمولات والحوافز وبدل طبيعة العمل والاستقطاعات والصافي المستحق له وذلك لكل العاملين وبشكل إجمالي وعلي مستوي الشهر.
10 – كشف الأجور والمرتبات لكل موظف علي حده:
وهو عبارة عن كشف مكون من عدة خانات يبين به اسم الموظف أو العامل ووظيفته أمام اسمه ويوضح به المرتب الأساسي والعمولات والحوافز وبدل طبيعة العمل والاستقطاعات والصافي المستحق له فقط وذلك علي مستوي السنة كاملة.